El trabajo remoto siempre ha preocupado a las personas encargadas de dirigir los equipos de trabajo debido a que sienten que pueden perder el control de este, algo que puede propiciar la ruina de un proyecto. Si los administradores de proyectos dejan de tener miedo y solo intentan buscar las mejores soluciones para dirigir un equipo remoto, estos comprenderán los grandes beneficios que pueden tener.

A continuación, te brindaremos algunas de las mejores prácticas para administrar tu equipo de trabajo remoto de forma eficiente.

Buenas prácticas:

• Es importante tener las herramientas tecnológicas que ayudarán en la comunicación y organización de las tareas. Existen numerosas herramientas de colaboración que permiten tener una comunicación constante, así como herramientas que ayudan con la asignación de tareas y tiempos. Selecciona la que mejor se adecue a tu equipo y verás los beneficios que estas te aportarán. Sin la ayuda de estas herramientas si será imposible dirigir un equipo desde la distancia.

• Los correos electrónicos son una buena forma de enviar mensajes a todos de forma rápida, pero hay que tener en cuenta que existirán ocasiones en las que es mucho mejor tener una videoconferencia donde todos puedan participar, esto hace que la comunicación sea más eficaz y exista un ambiente de convivencia y de trabajo en equipo.

• Es recomendado que las videoconferencias sean con vídeo y audio activos. Es cierto que en muchas ocasiones se recomienda que los participantes desactiven su audio para evitar el ruido y esto es una buena práctica si participarán muchas personas o si solo estará hablando una persona, pero si este no es el caso, se recomienda que todos tengan el audio activado para que se puedan escuchar las expresiones y comentarios de todos, esto propiciará una videoconferencia más dinámica en la que todos podrán interactuar logrando que esta sea lo más parecida posible a una reunión presencial. Por otro lado, la cámara siempre debe estar activada para poder ver en todo momento a los miembros del equipo, esto ayudará a que todos se encuentren prestando atención, así como lograr que exista una mayor confianza en el equipo.

• No se puede negar que es más difícil tener la atención de las personas cuando se tiene una comunicación virtual, por esa razón es conveniente que solo participen en la videoconferencia las personas que sean necesarias. Se podría dividir la videoconferencia en diferentes bloques en los que participarán solo las personas indispensables. De esta manera, los miembros deberán poner toda la atención a la conferencia debido a que será un tema que les interesará.

• Al finalizar una reunión virtual ya sea de seguimiento o para llegar a algún acuerdo, siempre es necesario que alguien escriba los puntos que se tocaron, así como los acuerdos a los que se llegaron y se lo envíe por correo a todos, esto evitará que quede algún malentendido y quedará una constancia de esta reunión y sus participantes.

• Además de enviar un correo, es una buena práctica tener toda esta información en una carpeta drive donde sea más fácil para todos acceder a esa información sin la necesidad de buscar todos sus correos electrónicos.

• Es imprescindible que el líder del equipo esté siempre en comunicación con todos para evitar retrasos o situaciones inesperadas. Todas las personas encargadas de administrar un equipo saben que una de las claves del éxito es justamente estar en constante comunicación con todo el equipo, pero en los equipos remotos esto puede ser aún más necesario. Es una buena idea tener videoconferencias cortas y diarias en las que todos puedan mostrar sus avances así tanto el líder como los integrantes del equipo conocerán el estado del proyecto.

• El líder debe ser amable y estar siempre accesible para que los miembros del equipo se sientan con la confianza de hablarles o de expresar su opinión. Muchas veces tenemos miedo de acudir a nuestros jefes o líderes debido a que sentimos que están muy ocupados y que no tendrán tiempo para atendernos. El papel de un buen líder es hacerle saber a su equipo que siempre tendrá tiempo para ellos.

• Una buena práctica es que cada miembro tenga sus objetivos bien definidos, esto evitará que alguien intente evadir sus responsabilidades y la persona encargada de la administración del equipo podrá ver el rendimiento del equipo, pero también el rendimiento individual de cada miembro.

• Todos deben conocer el estado del proyecto, así como la repercusión que tiene para este no terminar una tarea a tiempo. Además, deben saber en qué está trabajando cada uno de sus compañeros para saber a quién se deben dirigir si necesitan hablar de algún tema en particular. Todo esto se puede solucionar de forma rápida usando algunas de las herramientas tecnológicas que existen para la gestión de proyectos.

• Permite que los trabajadores tengan un horario de trabajo flexible así estos podrán trabajar en el horario en el que se sientan más productivos.

• Aunque una importante ventaja del trabajo remoto tiene mucho que ver con la flexibilidad también es necesario establecer reglas importantes. Estas pueden estar relacionadas con el modelo de negocios que tenga la empresa o cualquier otro aspecto importante que sirva para que todos tengan bien claro algunos puntos que no son negociables.

• Ayuda mucho tener encuentros presenciales cuando sea posible, esto fortalece las relaciones y genera confianza en el equipo.

• En caso de que los miembros del equipo no tengan las condiciones necesarias para trabajar desde casa, si está en tus posibilidades, podrías ayudar a que estos se sientan un poco más cómodos. Es muy importante un buen ambiente de trabajo en el que los miembros se encuentren cómodos y puedan trabajar de forma muy similar a como lo harían en una oficina.

Luego de conocer estas buenas prácticas puede ser que todavía alguien piense que son muchos riesgos que no están dispuestos a aceptar, pero hay que entender que una vez que termine toda la etapa de aprendizaje pronto comenzarás a ver las ventajas de los equipos de trabajo remotos. Todo cambio siempre es un riesgo y es normal sentir que en cualquier momento la situación se saldrá de control, pero es mejor comenzar a aceptar los cambios porque las empresas que saben adaptarse son las que triunfan.

Si tomas en cuenta estas buenas prácticas e incluyes algunas que tú consideres que hará el trabajo más sencillo para tu equipo y para ti, verás que sí es posible dirigir un equipo de trabajo remoto y tener el control total. Estos equipos de trabajo cada vez serán más comunes debido a todos los beneficios que tiene tanto para las empresas como para los miembros del equipo, además, estos últimos meses han demostrado que sí es posible incluso sin haber tenido una preparación previa, imagina lo que se podría lograr con más preparación y planeación.